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Como implementar a Cultura Ágil em sua empresa com times de alta performance

Sabemos que o movimento ágil já não é nenhuma novidade, principalmente em empresas de desenvolvimento de softwares onde é possível encontrar mentalidade e processos bem maduros, tanto na gestão dos projetos como nas entregas de valores agregados aos clientes.

Por outro lado, é comum vemos empresas de diversos segmentos com dificuldades de introduzir o movimento ágil, seja por falta de conhecimento ou por impactos culturais. Esta mudança só será possível se paradigmas forem quebrados, pois para pensarmos fora da caixa, temos antes que tirá-la da nossa mente.

Cenários em que as empresas tentam introduzir movimentos ágeis e acabam esbarrando em culturas corporativas enraizadas em pessoas e processos são recorrentes e é um dos principais fatores que impactam a implementação, pois é necessário disseminar a Essência Ágil antes de qualquer coisa. O movimento Ágil não é um uma metodologia ou um processo, e sim uma mentalidade, uma forma de pensar diferente dos modelos tradicionais de gestão em que as empresas estavam acostumadas e o Manifesto Ágil deixa claro alguns pontos cruciais de como deve ser essa nova forma de pensar:

Indivíduos e interações mais que processos e ferramentas
Software em funcionamento mais que documentação abrangente
Colaboração com o cliente mais que negociação de contratos
Responder a mudanças mais que seguir um plano

Compreender o Manifesto Ágil é o primeiro grande passo para que sua implementação seja bem-sucedida, uma vez que a mentalidade de processos complexos e engessados devem ser substituídos por valorizar mais os indivíduos e suas interações. Ao invés gastar muito tempo com documentações pesadas e burocráticas, os esforços devem ser direcionados em entregar soluções ou parte delas aos clientes sempre com valor agregado e por último, e não menos importante, é ser menos reativos a mudanças e responder positivamente a elas, se adaptando de forma rápida e eficiente.

Antes de continuar, recomendo este artigo para ter uma maior compreensão da mentalidade ágil: Como aplicar os 12 Princípios Ágeis em qualquer área de negócio

Agora que entendemos um pouco mais sobre a mentalidade Ágil, vamos falar sobre como realizar essa transformação dentro das empresas com times de alta performance através de 8 passos fundamentais para que esta mudança cultural aconteça de forma natural e sem gerar grandes impactos, permitindo que as empresas desfrutem definitivamente de uma cultura ágil resultando em entregas rápidas e iterativas, de alta qualidade e com grande valor agregado, não importando qual o setor da indústria. Vale ressaltar que estes passos não devem ser seguidos à risca como uma receita de bolo, mas deve ser utilizado como uma referência, ajustando e adaptado conforme as necessidades do modelo de negócio de sua empresa.

1) Não seja radical, vá com calma!
Estamos falando de uma grande mudança cultural e com certeza vai gerar impactos, como pessoas não concordando e até mesmo atrapalhando a implementação do modelo ágil. Inicie em setores de menores impactos, compartilhe os resultados obtidos e avance aos poucos pois mostrando resultados concretos, a chance de aderência tende a aumentar significativamente

2) Treine os funcionários através do conceito de Flipped Classroom (Aula Invertida)
A técnica de ensino Flipped Classroom é uma das formas mais aderentes de aprendizagem. Esse é o conceito de Aula Invertida onde o professor ensina os conceitos desejados aos interessados de forma expositiva ou gravando uma videoaula e após absorverem o conteúdo são convidados a ensinarem aos demais o que aprendeu sobre o conteúdo, exemplificando, por exemplo, de que forma o modelo poderá ser implementado em sua área de negócio e os possíveis impactos identificados, gerando insights importantes para a implementação.

3) Crie Célula Ágil Autogerenciável
Para facilitar o entendimento de como as células ágeis autogerenciáveis funcionam, vamos supor que uma empresa esteja pensando em desenvolver um novo produto. Para discutir sobre esse novo produto, pessoas estratégicas são convidadas a participarem de todo o processo de desenvolvimento do projeto até a entrega ao cliente, porém é comum identificarmos Células Ágeis com conceitos distorcidos pois estão sendo convidadas pessoas para representarem suas áreas de negócios sendo que deveriam ser convidadas por possuir habilidades importantes para o desenvolvimento estratégico do novo produto, não importando neste primeiro momento os possíveis impactos em que sua área de negócio podem sofrer, uma vez que esse tema será abordado em conjunto com os demais representantes. Os impactos identificados precisam ser vistos como da empresa e tratados pela célula ágil e não isoladamente pelas áreas de negócio. Dependendo do tamanho do impacto identificado, outros representantes podem ser convidados a participar de reuniões pontuais com o objetivo de ajudar a minimizá-lo ou eliminá-lo, não impedindo o desenvolvimento do produto.

4) Alinhe as expectativas de todos da Célula Ágil
O alinhamento de expectativas de todos os envolvidos na Célula Ágil é fundamental para que papeis e responsabilidades sejam definidos, dessa forma é possível mensurar prazos e custos com o desenvolvimento do novo produto. As dificuldades encontradas durante o desenvolvimento devem ser compartilhadas o mais rápido possível para que um plano de ação seja definido e executado o mais rápido possível, impactando menos possível no desenvolvimento.

5) Construa times alta performance através do modelo de Tuckman
O modelo de Tuckman é apenas uma das ferramentas que gosto de utilizar quando o assunto é time de alta performance e é possível afirmar que é uma das mais eficientes. Este modelo é utilizado como um framework e deve ser adaptado conforme as necessidades do time q ser desenvolvido pois a personalidade e experiências das pessoas variam, podendo ser capazes de absorver com mais ou com menos resistência ou reatividade. O processo é composto basicamente por quatro estágios fundamentais que se bem aplicados, é possível obter resultados extraordinários.

a) Forming – Formação
Este é o estágio inicial do processo onde pessoas são contratadas e formam ou passam a fazer parte de um time. Neste primeiro momento os que são recém-chegados têm uma tendência natural de focar nele próprio sem se preocupar muito em como poderá ajudar os demais, uma vez que tem pouco conhecimento sobre eles e suas possíveis habilidades. Após um curto período de adaptação, o líder precisar definir junto ao time quais serão suas responsabilidades, desafios e metas.  Esse alinhamento pode ser realizado de forma descontraída, em um almoço ou Happy Hour, o que possibilita o envolvimento emocionais entre as pessoas criando intimidade entre eles, gerando aberturas para comentar sobre suas habilidades e entendendo de que forma poderá contribuir com o time, desta forma, o grupo passa a ser íntimo e engajado, com liberdade e garantia de uma comunicação transparente.

b) Storming – Confrontação
Neste estágio, cada integrante já tem seu alinhamento de expectativas realizados e suas tarefas e metas definidas, porém é o momento em que os conflitos aparecem, seja por falta de consenso, método de trabalho ou até mesmo por falta de empatia entre alguns. É saudável que alguns conflitos aconteçam, uma vez que alguma ideia ou métodos de trabalho podem ser questionados e colocados à prova e então é gerada ideias e soluções para a situação desafiada. A empatia é fundamental neste processo para que os conflitos não virem intrigas e não se torne algo insustentável de se manter pois o foco sempre tem que estar sempre na situação e nunca nas pessoas. Caso isso aconteça, gestão de feedbacks é uma ótima ferramenta para que o equilíbrio exista e a harmonia permaneça e se mesmo assim não ocorrer alinhamento.

c) Norming – Normatização
Neste estágio, o time começa a ter mais harmonia e ser mais coesa, uma vez que os trabalhos em conjuntos passam a fluir de forma orquestrada e os integrantes a entender as necessidades entre si e a cooperação se torna mutua. É importante um olhar mais atento durante este estágio para que não ocorram desvios da normalização no que não está funcionando, mas por outro lado, demonstrar confiança e dar autonomia em conjunto com feedbacks positivos é fundamental para que o time permaneça motivado e engajado, essencial para avançar para o estágio de performance.

d) Performing – Performance
Este é o estágio que podemos considerar como missão cumprida. As pessoas sentem-se confortáveis uma com as outras e existe uma liberdade natural em compartilhar ideias e críticas sem o risco de serem julgadas ou rejeitadas pelos demais. O autogerenciamento dos membros é cada vez mais efetivo, sem a necessidade da presença constante de líderes acompanhando o andamento das tarefas, as tomadas de decisão em conjunto tornam-se um processo natural pois estão todos alinhados quanto ao objetivo final. Com essa dinâmica bem estruturada e alinhada, a produtividade se torna alta, o que não significa que não haverá novos conflitos, mas o foco no objetivo é coletivo. Outro fator importante é a continuidade no desenvolvimento do time através de cursos, desenvolvimento pessoal, palestras e congressos pois para que a alta performance se mantenha, o time precisa estar alinhado com as novidades e tendências de mercado.

e) Adjourning – Dissolução
Este é o estágio final do processo onde ocorre o encerramento do projeto ou a dissolução do grupo, principalmente em projetos pontuais ou temporários. Para que este estágio seja menos traumático, este momento deve ser planejamento desde o início para que o time se prepare com antecedência e tenha oportunidades de se despedir dos demais colegas. Neste estágio os feedbacks positivos devem ser reforçados e os resultados atingidos pelo grupo devem ser evidenciados.

6) Comportamento e Mentalidade
Para se tornar um profissional de alta performance, não basta apenas ter ferramentas, mas também é fundamental que seja gerado um novo comportamento profissional através de uma nova mentalidade. Compartilho alguns pontos essenciais que ajudarão no desenvolvimento profissional de alta performance.

a) Tenha a mentalidade de um empreendedor
Essa talvez seja uma das principais características de um profissional de alta performance, uma vez que não se preocupa apenas com suas tarefas diárias, mas tem uma visão do todo, não se limitando a pensar nos impactos que suas tarefas podem trazer, positivamente ou negativamente em sua área de negócio mas sim na empresa. Esse profissional precisa ter coragem para executar planos e tarefas desafiadoras com olhar inovador, mesmo sabendo que existe chances de dar errado, mas para que consiga uma brilhante execução é necessário ter esta habilidade bem desenvolvida, conhecendo bem quais são as tarefas e processos que as envolvem e ter mapeado quais são os possíveis impactos futuros na companhia.

b) Autogerenciamento
A execução impecável das tarefas é uma habilidade indiscutível em times de alta performance, mas ter um autogerenciamento com planejamento das atividades e gestão do tempo é essencial para executar o que foi planejado, evitando perder tempo entendendo o que precisa ser feito em seguida, podendo gerar distrações desnecessárias, resultando em perda de produtividade.

c) Gerencie seu tempo
Por mais que o as tarefas diárias estejam bem definidas e sendo executadas com excelência, a administração do tempo é fundamental para estabelecer objetivos e prioridades. O princípio de Eisenhower é claro quando afirma que o importante é raramente urgente e o urgente é raramente importante. A Matriz Urgente – Importante é uma excelente ferramenta capaz de identificar o que é urgente, não urgente, importante e não importante.

d) Comunicação
Comunicação assertiva é indispensável. Seja sempre claro e objetivo durante reuniões ou durante a delegação de tarefas, fazendo sempre um alinhamento de expectativas sobre o que está sendo conversado para obter um feedback se a pessoa entendeu seu ponto de vista e se você compreendeu o dela, evitando desperdícios de tempo e retrabalhos.

e) Compartilhe conhecimento
Compartilhar conhecimento é um dos pilares essenciais para que as empresas consigam se manter vivas e competitivas no mercado e por outro lado, compartilhar informação e conhecimento é uma das formas mais eficientes de desenvolvimento pessoal e profissional.

f) Seja Resiliente
O termo resiliente tem se tornado comum no meio corporativo assim como na vida pessoal, mas é importante entender que no mundo corporativo, muito além de conseguir se adaptar em situações de conflito e de pressão, é a capacidade de ter controle emocional com os processos de mudanças constante, principalmente quando não estão alinhados com a expectativa de carreira ou de vida, tendo a capacidade de tomar decisões capazes de minimizar os possíveis problemas que podem surgir.

g) Conheça sua concorrência
Será que realmente conhecemos nossa concorrência? Uma forma eficiente é realizando pesquisas mais aprofundada sobre a empresa que queremos informação, como entender qual é sua missão, quais são seus produtos que concorrem com os de sua empresa, quais são os projetos inovadores a médio e longo prazo e sua mentalidade em relação ao mercado, clientes e fornecedores.

7) Tenha um mentor
Muitas vezes nos deparamos com situações em que não conseguimos achar a solução pelo simples fato de estarmos colocando foco demais no problema, ficando inertes e não conseguimos ter uma visão macro da situação para encontrarmos possíveis soluções. Este é um papel importante do mentor, ajudar a enxergar a situação através de uma visão externa, dando melhor direção para solucionar os problemas através de suas experiências e vivencias no mercado de trabalho.

8) Celebre as conquistas
Muitas vezes finalizamos um projeto com sucesso ou conquistamos novos clientes e não comemoramos. Comemorar as conquistas, por menor que elas sejam é fundamental para gerar confiança e engajamento no time, o que não significa que as celebrações precisam ser realizadas em um happy hour ou almoço mas pequenos gestos já são importantes como tocar um sino, aplaudir ou simplesmente parabenizar os envolvidos por aquela conquista, mas o mais importante é não deixar passar em branco, afinal de contas, conquistas de qualquer natureza ou tamanho é sempre uma conquista!

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